체험 일정 관리
단체 체험 일정이 겹치는 이유와 시간대별 정원 관리 방법
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단체 체험 일정이 겹치는 문제는 예약자가 많아서만 생기지 않습니다. 09:30·10:30처럼 회차별로 공간·진행자·입장 인원을 한 기준으로 묶으면 중복 예약의 원인을 찾아 운영표를 고칠 수 있습니다. 어린이집과 유치원이 함께 쓰는 시간표에는 신청 시각뿐 아니라 실제 자원 사용 시간도 들어가야 합니다. 핵심은 날짜가 아니라 회차 단위로 정원을 잠그는 데 있습니다.
겹치는 일정의 구조
겹침은 구조에서 생깁니다. 어린이집과 유치원은 등원 뒤인 09:30~11:30에 이동을 계획하는 경우가 많고, 체험사업자는 여러 기관이 같은 오전 회차를 선택할 수 있게 열어두기 쉽습니다. 날짜와 총인원만 저장하는 예약표는 10:00 회차의 활동 공간과 진행자 수를 따로 차감하지 않아 실제 수용량보다 많은 신청을 받습니다. 예를 들어 10:00에 어린이집 2곳이 각각 20명씩 신청하면 화면의 잔여 인원은 남아도 활동실 1곳의 운영 한도와 이동 동선은 입장 전에 먼저 포화될 수 있습니다. 수요가 몰리는데 자원 기준은 따로 관리하는 데서 문제가 생깁니다.
정원 기준 통일
정원은 숫자 하나가 아닙니다. 10:00 회차의 판매 정원은 공간 정원과 진행자 배치 중 더 낮은 기준에서 출발하고, 안전 여유 인원은 별도 값으로 남깁니다. 예를 들어 실내 활동실이 24명, 진행자 배치가 20명, 여유 인원이 2명이면 예약 가능 인원은 18명으로 표시합니다. 이 값은 10:00 화면에서 바로 보여야 합니다. 11:00 회차와 분리해야 신청자가 다른 자원을 잘못 차감하지 않습니다. 보호자 동반 조건은 메모가 아니라 회차 규칙에 연결합니다. 차량 도착 지연은 별도 상태로 기록해 11:00 신청이 10:00 자원을 잠식하지 않게 합니다.
회차 사이의 이동 시간
시간표는 회차 간 이동까지 포함해야 합니다. 09:30 입장 뒤 10:00에 활동을 시작합니다. 10:40 퇴장까지 정리와 인원 확인이 이어지므로 다음 단체가 들어오는 시각을 따로 계산해야 합니다. 활동이 10:00에 끝나도 정리에 10분이 필요하다면 다음 판매 시작은 10:50 이후로 제한합니다. 어린이집이 10:00을 요청했을 때 10:30 회차가 비어 있어도 버스 승하차 공간과 이동 동선이 겹치면 같은 자원으로 묶어 판단합니다. 달력에는 예약 상태와 자원 회복 시각이 함께 보여야 합니다.
보류와 확정 상태
예약 상태를 나누면 같은 회차가 두 번 팔리는 일을 줄일 수 있습니다. 신청 직후에는 15분 임시 보류를 두고, 인원과 운영 조건이 맞으면 확정으로 바꿉니다. 보류 시간이 지나면 잔여 정원을 되돌리고, 확정 뒤 취소가 발생하면 11:00 대기 기관에 같은 회차를 다시 배정합니다. 체험사업자는 회차별로 잔여 정원과 마지막 변경 시각을 기록하고, 어린이집·유치원 담당자는 확정 문서의 시간과 인원을 다시 대조합니다. 한쪽만 바뀐 상태로 두면 09:30 회차와 10:30 회차가 동시에 확정되는 오류가 생길 수 있습니다. 운영 화면에는 날짜보다 회차 상태가 먼저 보여야 합니다.
핵심 요약
- 단체 일정 겹침은 09:30~11:30에 수요가 몰리고 자원별 정원이 따로 계산될 때 커집니다.
- 판매 정원은 공간과 진행자 기준 중 낮은 값으로 정하고 연령별 조는 회차 조건에 포함합니다.
- 09:30 입장 뒤 10:40 퇴장까지 정리 시간을 포함해 다음 회차 시작 시각을 잠급니다.
- 15분 임시 보류 뒤 확정·취소 상태를 분리하고 취소된 11:00 회차는 대기 기관에 다시 배정합니다.
자주 묻는 질문
왜 단체 체험 일정은 같은 날에 겹치나요?
어린이집과 유치원이 이동하기 편한 09:30~11:30에 신청이 몰리고, 체험사업자가 회차별 공간과 진행자 정원을 함께 잠그지 않으면 같은 시간에 신청이 쌓입니다. 날짜별 총량만 관리하는 표가 대표적인 원인입니다.
시간대별 정원은 어떻게 정하나요?
10:00 회차에 투입되는 활동 공간과 진행자 중 더 낮은 수용 기준을 판매 정원으로 정합니다. 연령별 조나 인솔자 조건이 있으면 해당 조건만큼 차감해 18명처럼 한 숫자로 표시합니다.
예약이 겹쳤을 때 어떤 순서로 처리하나요?
신청 시각이 빠른 기관의 조건을 먼저 확인하되, 임시 보류 상태는 15분만 유지하고 확정 전에는 판매 정원에서 분리합니다. 조건을 확인하지 못하면 11:00 회차나 대기 기관으로 넘깁니다.
회차 사이에 빈 시간을 둬야 하나요?
09:30 입장 뒤 10:40 퇴장하는 일정이라면 정리와 인원 확인에 필요한 시간을 별도 회차로 잡습니다. 활동 종료 시각과 다음 단체 입장 시각이 겹치지 않도록 10분처럼 운영자가 정한 버퍼를 예약 규칙에 넣습니다.
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