영어 업무 회화
영어 회의 일정 조율, 가능한 시간과 대안 말하기
발행
가능한 시간을 먼저 밝히고 맞지 않는 제안에는 다른 시간을 붙이면 영어로 회의 일정을 조율하는 답변이 분명해집니다. 문장을 길게 만들기보다 본인이 가능한 시간과 상대에게 제시할 대안을 나누어 말합니다. 상대가 시간을 골랐다면 합의한 시각을 되짚어 일정표에 옮깁니다.
가능한 시간 범위를 밝히는 표현
시간 범위가 출발점입니다. ‘I’m available from [start time] to [end time]’은 시작 시각과 종료 시각 사이에 참석할 수 있다는 뜻입니다. 대괄호 안을 실제로 비워 둔 일정의 시각으로 바꾸면 상대가 회의를 넣을 수 있는 범위를 알게 됩니다. 특정 시각에 시작하는 회의가 가능하다는 답은 ‘I’m available at [time]’으로 말합니다. 끝 시각도 함께 전합니다. ‘I’m available after [time]’은 그 시각 이후라는 뜻이라 종료 시각을 알려 주지는 않습니다. 다른 일정이 시작되기 전까지만 가능하다면 from과 to를 사용해 경계를 밝혀도 됩니다.
거절 뒤에 붙이는 구체적인 대안
거절만 남기지 않습니다. ‘I can’t make it at [proposed time]’으로 제안받은 시각에 참석하기 어렵다는 뜻을 전합니다. 이어 ‘Would [alternative time] work for you?’를 붙이면 일정이 맞지 않는다는 답과 새 제안이 분리되어 상대가 어떤 시간에 응답하면 되는지 알게 됩니다. 대괄호에는 각각 상대가 제안한 시각과 본인이 가능한 다른 시각을 넣습니다. 사유는 길게 늘이지 않아도 됩니다. 이미 잡힌 회의를 옮기는 상황이라면 ‘Could we move the meeting to [alternative time]?’로 변경을 요청하고 상대의 동의를 기다립니다.
시간대 혼동을 줄이는 확인 표현
기준 시간대를 붙입니다. 서로 다른 지역에서 만나는 회의라면 ‘I’m available at [time] [time zone]’처럼 본인이 말하는 시각의 기준을 밝힙니다. 상대가 쓴 시간대와 같은 기준으로 맞춘 뒤 일정표에 입력해야 서로 다른 시각을 같은 약속으로 받아들이는 혼동을 줄일 수 있습니다. 여기서 [time zone]에는 실제 일정에서 사용하는 시간대 이름을 넣습니다. ‘제 시간으로’라는 말만으로는 기준이 흐려집니다. 상대가 시간대를 생략했다면 ‘Which time zone do you mean?’으로 먼저 묻고 변환한 시각뿐 아니라 일정표의 날짜도 서로 같은지 확인합니다.
제안과 확정을 구분하는 답변
확정 여부를 구분합니다. ‘That works for me’는 제안한 시간이 괜찮다는 답입니다. ‘Let me check my calendar’는 일정을 확인하겠다는 뜻입니다. 상대가 어느 표현으로 답했는지 듣고 수락을 받기 전에는 그 시각을 합의한 약속으로 기록하지 않습니다. 서로 수락한 뒤에는 ‘Just to confirm, we’re meeting at [time] [time zone]’으로 합의한 시각을 다시 말합니다. 초대장은 확인 뒤에 보냅니다. 상대가 대안을 골랐더라도 처음 제안했던 시각을 습관적으로 옮겨 적지 않고 최종 답변과 초대장의 시작 시각이 일치하는지 대조합니다.
듣기에서 답변으로 이어지는 소리 연습
문장을 덩어리로 연습합니다. 일정 조율 대화 음성에서 ‘I’m available’ 뒤의 시간 표현을 받아 적을 때는 이미 외운 예문의 빈칸을 예상해서 채우지 않습니다. 실제로 들린 내용만 적어야 어느 소리에서 멈췄는지 기록에 남습니다. 원문과 비교해 놓친 구간을 찾습니다. 해당 구간을 다시 들은 뒤 같은 문장 틀의 시간 부분을 본인 일정으로 바꾸어 말합니다. 단어 사이를 모두 끊기보다 ‘Would [time] work for you?’를 한 덩어리로 말하고 바뀐 시간 표현은 알아듣게 발음합니다. 대안의 순서가 달라진 문답에서도 스크립트 없이 선택한 시간을 답하는지 점검합니다.
핵심 요약
- 참석 가능한 범위는 from과 to로 밝혀 상대가 시작 시각과 종료 시각을 함께 판단하도록 합니다.
- 제안받은 시간이 어렵다면 거절 문장 다음에 본인이 가능한 시각을 질문 형태로 붙입니다.
- 서로 다른 시간대를 쓰는 일정에서는 시각을 변환한 뒤 날짜까지 대조합니다.
- 듣기와 말하기 연습에서는 외운 예문을 재현하는 데서 나아가 바뀐 시간 정보를 듣고 답하는지를 확인합니다.
자주 묻는 질문
가능한 시간을 말할 때 available과 free는 어떻게 다른가요?
둘 다 시간이 된다는 뜻으로 씁니다. ‘I’m free at [time]’도 일정 조율에 쓰이는 표현입니다. free는 문맥에 따라 무료라는 뜻도 있으므로 시간 표현을 붙이면 여기서는 일정이 비어 있다는 의미가 분명해집니다.
정확한 시각을 정하지 못했다면 어떻게 말하나요?
‘Would the morning or the afternoon work better for you?’처럼 먼저 가능한 시간대를 묻습니다. 답을 받은 뒤 시작 시각을 따로 정하므로 오전이나 오후라는 답만으로 회의 시작 시간이 확정되지는 않습니다.
상대가 제안한 시간이 모두 맞지 않으면 어떻게 답하나요?
제안이 둘이었다면 ‘Neither option works for me. What other times are you available?’로 다른 가능한 시간을 묻습니다. 본인이 제시할 대안도 아직 정해지지 않았다면 참석 여부를 확인하지 않은 시각을 가능한 시간으로 말하지 않습니다.
통화 중 시각을 놓쳤을 때는 어떻게 되묻나요?
‘Could you repeat the time, please?’로 시각만 다시 요청합니다. 비슷하게 들린 후보가 있다면 ‘Did you say [time A] or [time B]?’처럼 후보를 말해 확인합니다.
참고한 자료
— 소리튠 영어연구소 · soritunenglish.com